ネットショップ担当者だけでなく、休日を心安らかに過ごしたいのは人の常。しかしながら、その連休明けこそがネットショップ担当者にとっては憂鬱だったりするのです。
どうして憂鬱になるのか？告知の方法は？連休中の対応は？連休明けの営業で気をつけるべきことは？についてご紹介します。
そもそもネットショップにとっての連休って？
一般的に暦通りに行くと、土日は連休といえますが、ネットショップにとっての大型の連休は、GWとお盆と年末年始と考えるのが妥当だと思います。規模にもよると思いますが、GWを休みとするかしないかという論議もありますが、ここは連休の中に含めて考えます。
土日を営業日としないネットショップもありますが、その場合月曜日のルーティンが他の曜日より少し多くなっているのではないでしょうか？連休は、日数が多くなるほどにそのあとの反動が多くなることが常だと考えるのが自然です。今回の連休に関しては、大型連休を想定して考えていきます。
どうして連休明けが憂鬱なのか？
ネットショップにとって、受注と発注のやりとりは必須です。しかし、連休中その全てをストップしてしまったら、その発注は溜まっていく一方です。また、これは対策次第ではあるのですが、スパムメールが来るのも日常的な悩みの種です。
連休明けの最初の仕事は、そのスパムメールと発注や問い合わせメールを仕分けるところから始まります。そもそもそこからして連休明けの憂鬱が始まっています。そして、連休前に「連休の告知」をHPやメルマガ、一斉メールなどで流していたとしても、必ずあるのがイレギュラー。
連休に入る前日の営業終了時刻以降に発注が入っていたり、問い合わせが入っていたり・・・連休の告知をする際は、日にちだけでなく営業時刻までしっかり告知しておかないと、イレギュラーが多発します。
基本的には発注に関する問い合わせだったりするので、売り上げ的には嬉しい知らせではあるのですが、連休をまたいでしまうと、対応がその分遅れてしまい、そもそもトーンがクレーム風になったりして・・・喜びが憂鬱に降下する瞬間でもあります。
連休に関する告知の仕方って？
前述でも少し触れましたが、連休に入るにあたり、必ずしなければならない「告知」。しかし、この「告知」の仕方には工夫が必要です。なぜなら連休明けのクレームの種になってしまう恐れがあるからです。どういうことに注意をすべきか見ていきましょう。
１.連休の日時は時刻まではっきり明確に
そうなんです。日時だけでなく時刻まではっきり記載しておかないと、ネットショップの利用時間は一般店舗と違って２４時間対応できてしまうので、発注自体はシステム上受けることができるのです。なので、この日づけのこの時間のものまでは、連休前として処理できるけれど、この時刻を過ぎたら、扱いは連休後になりますよ・・・ということをかなり詳細に明示しておかなければ、クレームになってしまう恐れがあるのです。
２.告知はHPにだけではなく、メルマガや顧客一斉メールなど伝える
これもポイントになります。店舗と違って、口頭で伝えることができないので、より目立つ形で繰り返し繰り返し告知する必要性があります。連休前２０日前後から告知し始めても決して早すぎないくらいです。連休明けまで続ける必要性があります。
連休中の取り扱いについて
いくら２４時間対応可能なシステムといえども、実際対応するのはスタッフです。スタッフがたくさんいて、コールセンターに休日出勤できるほどの規模なのであれば連休中にも対応窓口を作るべきですが、そうなってくるとそもそも「休みじゃない」となってしまいますよね。
中小規模のネットショップにおいて連休を取る場合「完全に休んでしまう」というのが、一番正しい休み方だと筆者は考えます。告知した日の告知した時刻以降に電話に出られる、メール対応できる状態であっても「対応しない」というのが、最大のサービスだと考えます。
大前提として、告知をしっかりとしておくこと、休日対応は自動音声や自動メールがあることとしますが、どんなことがあろうとも、それ以外の対応は一切しないという塩対応が休日対応としては正解ではないかと思います。逆に言うと、その塩対応こそが、お客様も含めて商材に関わるすべての人が機嫌よく休暇を過ごせるようになるポイントだと考えます。
連休明けの対応ポイントとは？
連休中の対応を一切しない場合、連休明けは憂鬱です。どれだけ告知しても、やはりするべき対応はあるものです。そこで重要なポイントは、優先順位を明確にするということです。処理していくことのプライオリティーを決めて動けば、自ずとストレスも軽減されます。
順番の参考としては
１.クレームや返品・交換の対応
２.期日の迫った問い合わせ
３.受発注の返信（日付順）
ではないでしょうか？
そしてもう一つ、連休明けの対応は責任能力のあるスタッフに対応してもらうということ。これはかなりポイントです。ただでさえ、通常の日付感覚より時間を待たされて対応の連絡が入るわけですから、そもそもお客様側としてもイライラが募っている可能性が高く、そこであまりいろいろと把握ができていなかったり、確認するのでお待ち下さいの連発では、火に油・・・余計に話がややこしくなって、お互いの憂鬱が倍増します。
そこで最初から、個人である程度判断能力を持ち合わせているスタッフに任せ、関わるものすべてのストレスも少なくスムーズに仕事が捗ります。最優先事項は、率先してネットショップ担当者がすべきですが、優先順位を決めて手分けをすれば、より効率的なのではないでしょうか？また、そういった対処に関する打ち合わせも、連休前から事前にスタッフミーティングなどを行なっておけば、さらに効率は上がります。
連休明けの最大の対処法は根回し
連休明けの憂鬱。お客様がある限り、完全にゼロになるものではありません。事前に告知できるだけ告知し、自動音声や自動メールなどの設定をして、連休前に連休明けの対応についてのスタッフミーティングを行う。つまり根回しを完璧にこなしておけば、その憂鬱は半減します。
しかし、ネットショップ担当者というものは、休みを取る段取りをするだけでも一苦労ですね。