「この会議長いなー」
「いま何の話題だっけなー」
「正直眠いなー」
なんて思ったことがある人は誰しもある（はず）！その原因は、会議の話題に充分に集中できてないから。ついつい話題がそれたり、別な議案が出てきてしまったりする打合せも、この方法ですっきりさせることができます。今日はそんな、「Googleスプレッドシートの使い方講座」を開講します。
「Googleスプレッドシートの使い方 -その1-」Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートとは、Googleが提供しているブラウザだけで利用できる表計算ソフトです。表計算ソフトの代表選手はMicrosoft Excelですが、比較すると、
- ・オンラインでリアルタイム共同編集ができる
- ・独自の関数でWEBのデータなどを取得できる
- ・無料！！ （Google Appsでの利用は有料）
- ・自動で変更履歴が記録される
などの特徴・メリットがあります。Excelのマクロを再現する、というようなことはできないので（マクロ代替としてのスクリプト機能はあります。）Excelの完全互換というわけではないのですが、特徴を知って使い分けるといいと思います。今回は、このツールを使った会議がいかに便利か、ということを勉強していきましょう。
「Googleスプレッドシートの使い方 -その2-」実際の会議での使い方
まずはじめに図のようなシートを用意します。
シートの中には次のような項目を用意しておきます。項目の名前はわかりやすいものに変更してOKです。
- ・起案日
- ・起案者
- ・議題
- ・議事録
- ・宿題
- ・担当
- ・確認日
- ・完了日
ここに会議前に何か話し合っておきたいことがある人起案日、起案者、議題を埋めておくようにします。当日はみんなで同じシートをそれぞれ確認しながら、議事録を埋めていきます。このシートは事前に「共有」機能を使って関係者が編集できるようにしてください。
実際の会議ではカーソル位置に注目しましょう。誰がどこを編集中なのか、どこに注目しているのかわかるようになっています。話し合いながら議事を書く担当は議事録の列に何を話し合ったのか書いていきましょう。議論に参加しているメンバーも、ときどき議事録に目を通しておくようにして、内容に間違いがあればその場で指摘すれば、後から議事録を回覧する手間も省けますし、論点が整理しやすくなります。
「宿題」「担当」「確認日」などの列を使って、「何を」「誰が」「いつまでに」やるのかを明確にしましょう。会議の結果生じた、次回までのToDoがそのままここに記載できます。これで、何を話し合ったのか、何が宿題なのかなど、必要なことが一目瞭然になります。
「Googleスプレッドシートの使い方 -その3-」前提・必要なもの・向いている会議と向いていない会議
とはいえ、会議中、ひとりずつPCを持っている環境ではないと、上記のような作業は成立しません。そして、意外に苦労するのが、「効率のいい会議をする」意識づくりです。当然参加メンバーの合意と協力がなければ、このような会議はできません。
もしあなたが若手で、議事録を担当していたとすれば、昔ながらの議事進行スタイル・議事録のとりかたが壁になるかもしれません。そんなときでも上記のようにフォーマット化された内容を、記録するのは役にたつと思います。
一方で向いていない会議もあります。挨拶・情報交換を目的とした打合せ、ブレインストーミングなどを目的とする時間であればこのような議事録のとり方はあまり向いていないでしょう。逆に、多くのケースでの商談や定例会議などは、こういった定型化を行うことでスムーズに進むケースが多くあります。項目の名称だけでなく、項目数・内容などその場その場で確認が必要なものを追加したり、不要な項目は削ったりとカスタマイズが容易なのも魅力です。
こんな使い方も
最近リモートワークが増えていますよね。SkypeやGoogleハングアウトなどを利用して、ビデオ会議も気軽にできるようになりました。とはいえいまだに遠隔地からの会議参加だと、みんなの視線がどこを向いているのかはっきりしなかったり、音声品質が一時的に悪くなったりして、話題がどこに集中しているのかわからなくなったりすることがあります。
そんなときでも、こうやって会議をすることで、誰が何の話題を投げているのか、いま注目している話題はどれなのか明確にしながら会議をすることができるので、遠隔会議もスムーズにすすめることができます。
会議をすることが会議の目的ではないのはもちろん、会議をスムーズにすることも目的ではないので、本当の目的を見極めて最適な手段をとれるようになりたいですね。
