一元管理システムという言葉を耳にしたことのあるEC事業者は多いのではないでしょうか？
「聞いたことあるけど、まだ導入は考えていない」あるいは「導入を検討しているけど、ちゃんと理解できているか不安」、「そもそも一元管理システムという言葉を聞いたことがない」という人向けに、メリットやデメリット、また導入を検討するタイミングや気をつけるポイントについて分かりやすく解説していきます。
一元管理システムとは？
まずは簡単に、一元管理システムについて説明します。
そもそも一元管理という言葉は、「個別で扱われているモノやコトに対して、一箇所にまとめて管理すること」を意味しており、その機能を果たすシステムが一元管理システムです。
例えば、最近人気の家計簿アプリも一元管理システムのひとつです。レシートやクレジットカード、銀行引き落としなど複数のお金の流れを家計簿アプリにまとめて管理することができます。
では、なぜ一元管理システムが注目されているのでしょうか？
その背景には技術発展により急速にデジタル化が進んでいることが大きく影響しています。
アナログが主流だった時代にはそもそも一元管理する手段がなかったのですが、近年のデジタル化により、情報の一元管理やシステム同士の連携が可能になりました。一方で、事業を行う上で使用するツールが増えているという現状もあります。そんな現代において、各ツールごとに管理している情報を1つにまとめて管理できる一元管理システムは、今やなくてはならないものです。
EC×DXについて気になる方は、こちらの記事をご覧ください。
EC一元管理システムでできること
一元管理システムとはなにか、概要を理解していただけましたか？EC運営においても一元管理システムは非常に重要な役割を担います。では、EC運営における一元管理システムでできることについて、一般的な役割ごとに説明していきます。
①受注管理
各カートやモールなどの複数ECサイトに出品している場合、サイトごとの管理画面にアクセスし、それぞれの受注確認をしなければなりません。
一方、一元管理システムを使えば、一つの管理画面で受注の確認をすることが可能になります。またそれだけでなく、受注内容のステータスに応じて、確認が必要なもの不要なものを振り分けて出荷までの作業を自動化できるシステムもあります。
そのようなシステムでは例えば、「ギフト包装が必要な商品だからすぐに出荷しない」、「特に確認事項がないから目視確認不要ですぐ出荷する」などの対応を自動でおこなうことが可能です。
このように、やるべきことと、そうでないことを振り分けてくれるのも一元管理システムの受注管理機能のポイントです。
②在庫連携
在庫管理についても、受注管理と同じく、サイトによって管理画面が異なるため作業コストが増えがちです。
在庫管理については、ある商品を3つのモールで販売している場合、1つのモールで5つ売れたら、その他2つのモールの在庫数を5個ずつ減らさないといけません。その対応が遅れると、表示されている在庫数以上の注文が入った場合、売り越し（実際の在庫数よりも多い注文が入ってしまい、商品を販売できなくなること）が発生してしまいます。
売り越しは、お客さんからの信用を損なうだけでなく、モール側からの評価が下がるなど大きなリスクを孕んでいるため、常に注意を払う必要があります。
そういった作業コストやリスクを軽減する上で、在庫連携はとても役に立つ機能です。一つの管理画面で在庫管理ができるだけでなく、自動で在庫表示を書き換えてくれるので、売り越しが発生するリスクを回避できます。
③メール管理
EC運営の中では、一人のお客様に対して、サンクスメールや発送連絡メール、フォローメールなどいくつものメールを送る必要があります。
各メールごとに、毎回文章を作成、あるいはテンプレートを使ってメール作成をするのはかなり大変です。そして、受注が増えれば増えるほど、作業時間もどんどん増えていきます。
一元管理システムでメール管理を行うことで、受注が入ったタイミングでサンクスメール、商品を発送したら発送連絡メールを送るなど、必要なメールを必要なタイミングで自動送信してくれます。
削減できた時間で、いつも購入してくれるお客様に対して、感謝メールを送るなど、やりたいけど時間がなくてできなかったことに着手できるようになります。
④データ分析
これは少しイメージしにくい機能かもしれませんが、一元管理システム大きな特徴の1つです。
各サイトでの売上などのデータを見たいのであれば、それぞれの管理画面から見ることができますが、全てのモール・カートを含めた自社全体のデータを確認するには、各サイトのデータが1つにまとまっている必要があります。
一元管理システムを使うことで、各サイトで取り込んだ購入情報や顧客情報のデータを蓄積しておくことができ、改めてデータをまとめる必要がなくなります。
データが1つにまとまっていることで、必要に応じたデータの出力が可能になり、事業戦略や決算処理といった各目的に合わせたデータ活用が可能になります。
コロナをきっかけに、DXへの関心が高まるなど、変化の激しいEC業界において、データに基づいた戦略を行えることは、これまで以上に重要な要素になってくるでしょう。
EC一元管理システムのメリット・デメリット
これまで、EC事業における一元管理システムでできることについてお話してきましたが、ここではどんなメリットやデメリットがあるのかまとめていきます。
EC一元管理システムのメリット
一元管理システムを導入するメリットをいくつかご紹介します。
メリット1：作業効率化によるコスト削減
一元管理システムでできることとしてお話しましたが、受注管理や在庫連携、メール管理などを中心に、日常業務の効率化ができます。
ECを始めたばかりであれば、手作業でこなせていた業務も、受注件数が増えるにつれて回らなくなり、新しく人を雇いたくなるケースもあるでしょう。そんな時こそ、一元管理システムを使うことで、業務効率化ができます。
システムによって料金などはことなりますが、新しい人を雇うよりもコストを抑えることができ、なおかつ作業スピードの最適化も実現可能です。
メリット2：人的ミスやリスクの回避
人が行う作業には必ずミスが付きものです。どれだけ注意してもミスは生じてしまうものですが、システム導入によってその発生確率は減らすことができます。
また、在庫連携の際にお話した売り越しのリスクについても、システムであらかじめ設定しておけば防ぐことができます。
この様に、人的ミスやリスクの減少を実現できるのも、システム導入のメリットの1つになります。
メリット3：事業戦略を考える上で必要な時間やデータの確保
EC事業者で、「もっと売上をあげたい」「色んな人に商品を知ってもらい、買ってもらいたい」と考えている人は決して少なくはないはずです。
しかし現実は、日常業務に追われ、今後の事業展開ましてや自社の現状分析をする時間を十分に確保できないのが実情ではないでしょうか？
一元管理システムを導入することで、その足りない時間を確保できるとともに、先ほども少しお話した必要なデータの取得が可能になります。
ここでは3つのメリットをご紹介しましたが、ポイントとして抑えていただきたいのは、何でもかんでも自動化するのではなく、人がするべき作業とそうでないものを切り分けることが大切であるという点です。
EC一元管理システムのデメリット
どんなメリットがあるのか分かっていただけたのではないでしょうか？
メリットだけなく、デメリットも理解したい！という方のために、考えられる一元管理システムのデメリットもいくつかご紹介します。
デメリット1：初期費用がかかる
これは、一元管理システムに限らず、多くのシステムを導入する際に必要となる費用です。これから事業を拡大していくというフェーズにある場合、初期費用の負荷は気になるポイントだと思います。
初期費用が発生しないシステムもありますが、最も重要なのは自分の目指すEC運営が実現できるかどうかです。導入を検討する際には、資料請求や無料体験を実施し、十分に検討した上で判断するのをおすすめします。また、システムによっては定期的にキャンペーンを実施しているものもあるので、使えるものは有効活用しましょう。
デメリット2：初期設定や操作が難しい
こちらもシステム導入の際に気になるポイントではないでしょうか？
特に、一元管理システムとなると、複雑な作業を効率化してくれるため、初期設定のハードルが高くなりがちです。実際にシステムを操作する現場の人が使いやすいかどうかという観点も必要になってきます。
こちらも、無料体験等で実際に操作した上で、導入するかどうかの判断をするべきなのですが、もう一点抑えておくべきポイントがあります。それはサポート体制が充実しているかどうかです。電話サポートもそうですが、操作マニュアルなどが整備されているかどうかで、初期設定や運用のハードルが下がります。
システム導入を検討する際には、サポート体制という観点も考慮することをおすすめします。
EC一元管理システム導入のタイミングとポイント
ここでは、システム導入を検討するタイミングとその際に気をつけるべきポイントについて説明します。
忙しくなる前にこそ導入すべき
「忙しくなってからシステム導入を検討しよう」と思う方は多いのではないでしょうか。ですが実は、忙しくなってから導入しようとすると、初期設定の時間が取れずに中々運用開始できないなど、逆に機会損出に繋がることが懸念されます。
一元管理システムは、まとめて管理する対象(モールやカート)が増えるほど、設定に時間を要するため、なるべく事業拡大の前、早い段階で導入すればするほど設定が楽になります。
また、システム導入することで新しい販売チャネルへの展開と連携がスムーズに行なえるため、早い段階での導入により将来的なビジネスチャンスを逃さずに済みます。
このような理由から、忙しくなる前にこそ導入する方が導入コストも少なく、EC運営の最適化繋がると言えます。より詳しく知りたい方は、ECコンサルタント井澤さんのインタビュー記事をご参照ください。
知っておくべきポイント
EC一元管理システムを導入する際に、知っておいた方がよいポイントをいくつか紹介します。
サポート体制が充実しているか
デメリットのところでも触れましたが、一元管理システムは複雑な作業を効率化してくれる一方で、導入や操作が思うように上手くできない場合があります。
そういった状況を想定して、導入を検討する際には、サポート体制の充実しているかどうかも判断材料に加えましょう。電話で相談できるだけでなく、導入設定ガイドや操作マニュアルなど、現場で使う人の理解度や使う機能の難易度に応じて、適切な解決策を見つけられるかというポイントが重要です。
連携できるシステムやサービスの種類
EC一元管理システムはモールやカートなどの各ECサイトでの管理をまとめるだけでなく、決済サービスや倉庫管理システム、実店舗などEC運営に必要な各種サービスとの連携を考える際にも役に立つハブの様な側面も持ち合わせています。
システムによっては、一部のサービスやシステムでしか連携できないものもあります。しかし、事業成長に応じて最適な連携先を選択できるかどうかはとても重要なポイントです。さらなる事業拡大を考えている方は、連携先が多い一元管理システムかどうかという点も調べるべきです。
まとめ
ここまで読んでいただければ、ECの一元管理システムについて理解は深まったのではないでしょうか？
冒頭でもお話したとおり、急速にDXが進むEC業界において、今や一元管理システムはなくてはならないものとなっています。EC運営の業務効率化という基本的な機能はとても役に立つものであり、コスト削減しつつ利益や売上の増加に貢献してくれます。また、さらなる事業展開に必要なデータの取得や、その他EC事業に必要なサービスやシステムとの連携も可能であるという側面もあります。
すでにEC事業をされている方はもちろんのこと、これからEC事業を始める方にも一元管理システムは欠かせない存在です。ぜひ早めの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
結論：一元管理システムはネクストエンジンがオススメ！
実は我々はネクストエンジンの回し者です。
ネクストエンジンは導入実績業界N0.1！！
EC一元管理ならネクストエンジン！！
記事でもご紹介した、安心のサポート体制が整っていて、多くEC事業関連のサービスやシステムと連携している。それがネクストエンジンです。
一元管理システムの導入を考えている方は、ぜひ一度検討してみてください。
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