「ネクストエンジン」で注文処理が自動化！？メールも出荷作業も自動化！？

業務改善して余った時間は遊ぼう！ジェームズです。
 
前回の「「在庫管理をエクセルでやっています・・・」そんな担当者にご提案したい在庫の一元管理システム」の記事に引き続き、今回は注文（受注）にスポットを当てて、一元管理システムのネクストエンジンを例にご紹介します。
 
題して「複数ECサイトの注文を一元管理すると何が出来るの？」です。

ネクストエンジンで自動化その①：注文を一元管理していないとどうなるの？

まずはネクストエンジンで注文を一元管理していないとどうなるのでしょうか。あるECサイト運営者の心の声を例に挙げて見てみましょう。
 

・それぞれの管理画面で注文を見なきゃ･･･
・あれ？あの店舗の注文ってチェックしたっけ？
・Yahoo!店担当が休みだ！マニュアルあるけどよくわからん
・出荷間際なのに送り状発行システムへの送り先コピペが終わらない！
・あああああああああ

 
注文数、運営店舗が増えれば増えるほど、現場は混乱していきそうですね。

ネクストエンジンで自動化その②：一元管理してると「ここ」が良い！

ではネクストエンジンで一元管理した場合のメリットを「注文を受けてから出荷するまで」の順番で説明していきます。
 

【注文を受けた時】全ての注文がどんな状況なのか、一目でわかる

お客様から注文が入ると、注文メールがネクストエンジンに取り込まれ、全ての店舗の注文が一望できる場所に集まります。※1
 
また「入金待ち」「出荷待ち」等、注文状況によってステータスが自動で割り振られるので、どの注文から処理すべきか、優先順位が一目瞭然になります。設定によっては取り込んだ注文情報を元に、発送日まで「発送日待ち」ステータスに止めておいたり、逆に確認しなくてもいい注文はすぐに「出荷待ち」のステータスに自動で移動させる、という事も可能です。
 
※1場合によっては、注文メールだけでは注文情報として足りない為、CSVデータを各店舗からダウンロードして、ネクストエンジンに取り込む必要があります。
 

【注文の確認】1度操作を覚えれば、何店舗増えても同様に処理できる

取り込んだ注文は、出荷できる状態にするまでに、色々と確認する必要があります。例えば後払い決済会社への与信依頼や、別の注文商品の同梱、ラッピングの希望への対応など･･･。
※2
複数のECサイトを運営していると、1つの対応でも店舗ごとに操作方法が異なりますが、ネクストエンジンでの操作は1種類（場合によっては2,3種類）です。
 
つまり、ネクストエンジンの操作方法を1度覚えてしまえば、新しく店舗が増えても注文処理のフローを変える必要がありません。そして、ネクストエンジンでは注文伝票に対して「誰が」「何をしたか」の履歴が残るので、注文処理の漏れや重複が軽減されます。
 
※2多くの一元管理システムではこれらのような注文処理に関する操作は、大抵簡略化されたり、自動化されています。
 

【購入者へのメール対応】メールの自動送信とメールソフトとの連携

「ご注文ありがとうございます」などのサンクスメールや、発送連絡メール、フォローメールは、ネクストエンジンから自動で送ることが出来ます。各メールはテンプレートを作成する事が出来るので、様々な種類のメールを条件によって自動で送ることが可能です。
 
例えば、以下のような条件で送るメールの内容を変えることも出来ます。
 
・店舗の種類
・PCからの注文か、携帯サイトからの注文
・配送方法
・支払方法
・注文商品
・購入回数（リピーター）
・季節（月ごと）
 
季節の変わり目や、リピーターのお客さんには店舗からの生の声をメールに載せたい･･･そんな時にメールテンプレートは重宝します。ネクストエンジンの場合はメール管理ソフトのメールディーラーと連携しており、お客様の注文伝票から、やり取りしているメールの画面を直接開く事が可能です。
 

【出荷のタイミング】ピッキング時のミス削減、大量の出荷を短時間でこなす

基本的に店舗毎の違いは意識せず「一気に納品書を出力して、短時間でどんどん出荷作業を行う」事が可能です。バーコードリーダーを使って納品書に記載のある商品と突合して検品をすれば、出荷ミスが起こることはありません。
 
またヤマト運輸や佐川通運などの送り状発行ソフトへ取り込むための送り先情報のデータを、配送方法毎に一括で出力できるので、基本的には「ネクストエンジンからデータ出力→送り状発行ソフトへ取込む→送り状番号を発行してそのデータを出力する→ネクストエンジンへ送り状番号データを取込む※3」だけの手順になります。
 
出荷業務は、システムを導入することで手作業や目視で確認が必要だった大部分の自動化、効率化を特に期待できます。
 
※3このタイミングで送り状番号（追跡番号）が反映された発送連絡メールを自動で送信する事が可能です。
 

【他には･･･】注文データ、売り上げ情報を管理する事のメリット

過去の注文データはネクストエンジンの中で閲覧、確認することが可能です。顧客のリピート率を調べたり、また決算期の会計処理のために使うデータ※4も出力出来るので、いちいち集計する手間が省けますね。
 
※4出力するデータをカスタマイズするには、開発元の会社に依頼する必要があるシステムや、自分でカスタマイズできるシステムとがあります。

ネクストエンジンで注文処理を自動化しませんか？

注文の一元管理をすると下記のような業務時間削減、効率化をすることが出来ます。
 
・注文状況が一目で分かるようになり、注文処理の優先順位を付けられる
・楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazonなど種類の違う店舗を複数運営していても、処理フローを統一できる
・各種メールの自動送信が可能
・出荷時の確認作業の簡略化、配送会社の送り状ソフトとのデータ連携が出来る
 
文字数の関係上、ご紹介できなかった部分もありますので「こういうことは出来るの？」と言った疑問点がありましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
 
【注文一元管理システム　ネクストエンジン】
Tel:03-4570-0638
http://next-engine.net/
 
次回は「ECサイトの商品、在庫を一元管理すると何が出来るの？」についてお伝えします。